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Effektive Team-Arbeit durch täglichen Austausch

In unserer Reihe Agiler führen stellen wir Ihnen heute eine weitere Maßnahme aus der Toolbox Agiler Methoden vor: Das Daily Stand Up.

Das Daily Stand Up ist – knapp gefasst – ein kurzes (!) Team-Treffen zur täglichen Einsatzplanung. Wie denn – noch mehr Meetings? Ja, aber im Gegensatz zu manchen langatmigen Zeitfressern werden Sie mit diesem Zeit sparen. Denn konsequent eingesetzt, führt das Daily Stand Up zu schnellerer und effektiverer Arbeit in Ihrem Team. Und macht andere, zeitraubende Meetings überflüssig.

Im agilen Projektmanagement ist das Daily Stand Up eine feste Größe. In Scrum läuft es unter Daily Scrum. Es wird oft verknüpft mit einem Task Board oder Kanban-Board, wie wir es im letzten Blog vorgestellt haben. In diesem Artikel wollen wir beschreiben, wie ein Daily funktioniert und was es so erfolgreich macht. 

 

Regel Nr. 1: Fester Termin, feste Dauer

In der Kürze liegt die Würze: Das Daily Stand Up sollte maximal 15 Minuten dauern. Egal wie groß das Team ist. Wie das gelingen soll? Durch Fokus, Fokus, Fokus – auf die Aufgaben, die für den Tag anstehen. Inhalte oder Details werden an dieser Stelle nicht diskutiert. Die Herausforderung besteht gerade zu Beginn in der Konzentration auf das Wesentliche, auch in der Kommunikation. Mit ein bisschen Übung stellt das erfahrungsgemäß kein Problem mehr dar. Innerhalb kürzester Zeit wird es selbstverständlich, sich auf die wesentlichen Informationen und Aussagen zu beschränken. 

 

Regel Nr. 2: Stand Up heißt auch Stand Up.

Raus aus der lümmeligen Komfortzone: Man trifft sich und bleibt stehen. Das motiviert auch, sich kurz zu halten und die 15 Minuten nicht zu überschreiten. 

 

Regel Nr. 3: Visualisieren Sie die Aufgaben

Hier empfiehlt sich das Task Board oder auch Kanban-Board. Es symbolisiert damit sowohl den zentralen Treffpunkt wie den gemeinsamen Aufgaben-Speicher. Tatsächlich ist ein haptisches Board besser als digitale To-Do-Listen, die über Beamer an die Wand geworfen werden.

  • Das spart Zeit, denn es muss nicht erst in Gang gebracht werden.
  • Es ist immer da und für alle präsent, selbst im Vorbeigehen zur Kaffeemaschine.
  • Und es kann von allen gemeinsam bearbeitet werden, während bei der digitalen To-Do-Liste nur einer an der Tastatur hängt und der Rest in Passivität verfällt.

Wenn Sie ein Kanban-Board nutzen, sollten fertige Aufgaben nur im gemeinsamen Daily Stand Up umgehängt werden. Das stelllt sicher, dass alle den gleichen Informationsstand haben.

 

Regel Nr. 4: Leistbare Aufgaben definieren

Im Daily Stand Up geht es um die tägliche Planung. Und nichts befriedigt mehr, als am Ende des Tages das Gefühl zu haben, etwas geschafft zu haben. Deshalb ist es wichtig, die Aufgaben so zu definieren, dass sie auch tatsächlich innerhalb eines Tages geschafft werden können. Sind die Aufgaben zu groß, splitten Sie sie. Erledigt werden sie damit auch, aber mit einem geringeren inneren Energie-Aufwand und oft höherer Motivation.

Regel Nr. 5: Zu Beginn mit Moderator

Die Zeit für ein Daily ist knapp bemessen. Damit keiner ins langatmige Erklären kommt, ist immer einer in der Rolle des Moderators und Zeitwächters. Der Moderator sorgt dafür, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren.

Wichtig: Der Moderator bestimmt nicht das Ergebnis der Besprechung! Die Auswahl der Aufgaben und die Einteilung der Ressourcen bleibt allein dem Team überlasen. Seine Aufgabe beschränkt sich auf Fragen wie:

  •  „Ist sichergestellt, dass sich jemand um die am höchsten priorisierten Aufgabe kümmert?“
  • „Die Aufgabe für Mitarbeiter A erscheint mir zu groß für einen Tag. Sollte ihn da nicht jemand unterstützen?“
  • „Es steht bald die Aufgabe X an, sollte daran bereits gearbeitet werden, damit ihr den Termin halten könnt?“

Zu Beginn kann das ein externer Moderator oder auch die Führungskraft sein. Hat das Team schon etwas Übung im Daily, kann die Rolle täglich wechseln. Das unterstützt das Prinzip der Augenhöhe und stärkt das Team-Gefühl. Sind die Regeln des Daily Stand Up verinnerlicht, kommt das Team oft ohne Moderator aus und ist selbst in der Lage, für einen effektiven Ablauf zu sorgen.

 

Wie läuft das Daily ab?

Um das Daily so kurz und effizient wie möglich zu halten, werden folgende Fragen beantwortet:

  • Wie lief es gestern?
  • Was steht heute an?
  • Was behindert mich in meiner Arbeit?

Zuerst wird von allen Mitarbeitern die 1. Frage beantwortet. Wenn es Schwierigkeiten gab und eine Aufgabe nicht fertigt gestellt werden konnte, kann an dieser Stelle direkt geklärt werden, was zu tun ist. Das ist immens wichtig, um Engpässe zu erkennen und ggf. Unterstützung bei wichtigen Aufgaben im Team zu organisieren. Schuldfragen sind hier fehl am Platze, der Blick ist nur Richtung Zukunft und auf die Lösung gerichtet. Davon profitieren alle: Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit und Energie für Erklärungs- und Rechtfertigungsschleifen und die Führungskraft kann – zusammen mit dem Team – auf Engpässe rechtzeitig reagieren. Wichtiger Hinweis: Findet sich nicht direkt eine Lösung, treffen sich die Beteiligten nach dem Daily.

Anschließend wird im Team besprochen, welche Aufgaben als nächstes anstehen und wer sie übernimmt. Das führt dazu, dass eine gemeinsame Verantwortung für die Erledigung der „wirklich wichtigen“ Aufgaben entsteht. Das Team sorgt selbst dafür, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden.

Was es bringt?

Wie Sie sehen, bedarf es keiner großen Neuerungen, um ein Daily durchzuführen. Die Herausforderung liegt hier in der konsequenten Umsetzung sowie im Umgang mit dem, was das Daily hervorbringt: Eine Form der Kommunikation, die Klarheit und Offenheit erfordert. Außerdem der Umgang mit Konflikten und Problemen, die ohne die Methode gerne unterhalb des Radars fliegen und damit geflissentlich ignoriert werden können. Der Gewinn liegt in einer effektiveren Zusammenarbeit, höherer Produktivität und zunehmender Selbstverantwortung der Mitarbeiter.

Will man sein Team zu mehr Selbstverantwortung verhelfen, ist es unerlässlich, dass sie eigenständig ihre Arbeit priorisieren. Mit dem Daily Stand Up steht Ihnen damit ein einfaches wie höchst effektives Mittel zur Verfügung. Durch die tägliche Besprechung und die Visualisierung der Aufgaben stellen Sie sicher, dass das Wesentliche im Blick bleibt und Engpässe rechtzeitig erkannt und beseitigt werden. Nach etwas Übung besteht das Team dann zumeist von sich aus darauf, das Meeting abzuhalten und eine gemeinsame Aufgabenverteilung durchzuführen. Der erste Schritt zur Selbstverantwortung und echter Teamarbeit ist damit getan.

Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, sich aus dem operativen Tagesgeschäft herauszuziehen und Zeit für andere Aufgaben gewinnen. Am Daily können und sollten Sie dann immer noch teilnehmen. Als Gast, der wichtige Informationsquellen zu nutzen weiß.

Isa Triesch ist Systemischer Coach und Beraterin. Sie hat Germanistik studiert und ist zertifizierter Berater für Management Drives.
Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt im Coaching von Fach- und Führungskräften sowie Beratung im Rahmen von Veränderungsprojekten der Team- und Organisationsentwicklung.

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