- den Überblick über viele, meist parallel laufende Arbeitsschritte zu behalten.
- zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.
Kanban stammt, anders als Scrum, nicht aus dem Bereich der Produktentwicklung, sondern hat die effiziente Organisation des Tagesgeschäfts zum Ziel. Im Kern steht das Konzept von Flow. Die Kanban-Methode basiert auf völliger Transparenz der Aufgaben und Mitteilung der Kapazitäten in Echtzeit. Durch einfache Visualisierung werden Abläufe sichtbar gemacht und damit die Arbeitsplanung ungemein erleichtert. Gerade in kleinen Teams ist Kanban eine einfache wie effektvolle Möglichkeit der agilen Koordination.
Lassen Sie sich versichern: Es ist keine Raketenwissenschaft. Vereinfacht gesprochen, werfen Sie mit dem Kanban-Board eine permanent sichtbare To-Do-Liste für Ihr Team oder Ihre Abteilung an die Wand. Für manche Mitarbeiter – und auch Führungskräfte – oft gewöhnungsbedürftig genug.
Ein Kanban-Board kann ein Whiteboard sein oder eine freie Wand im Büro oder Flur, an die mit Post-Its die anstehenden Aufgaben gepinnt werden. Anders als digitale To-do-Listen oder Arbeitspakete in Projektmanagement-Software, ist das Kanban-Board immer für alle präsent und wird auch im Vorbeigehen wahrgenommen. Das erhöht den Fokus und stärkt die Konzentration auf die Aufgabe.
- Open steht für den Aufgabenspeicher, hier werden alle Aufgaben gesammelt, die anfallen und bearbeitet werden sollen.
- Doing beinhaltet alle Aufgaben, die gerade im Augenblick bearbeitet werden.
- Done umfasst alle Aufgaben, die abgeschlossen worden sind.
1. Schritt: Beschreiben Sie die Aufgaben
Für jede Aufgabe wird eine Karte erstellt, die die Aufgabe beschreibt. Die beschriebene Aufgabe sollte nach Möglichkeit innerhalb eines Tages bearbeitet werden können. Ist dies nicht möglich, empfiehlt es sich, die Aufgabe aufzudröseln und in einzelne Aufgaben zu zerlegen. Auf jeder Karte steht nur eine formulierte Aufgabe mit dem Namen des verantwortlichen Mitarbeiters.
Die Aufgabenbeschreibung sollte als Ergebnis formuliert sein. Ein konkretes Bild vor Augen zu haben, was erreicht werden soll, erleichtert die praktische Umsetzung. Je genauer das Ergebnis formuliert ist, desto klarer wird auch, was getan werden muss, um das Ergebnis zu erreichen.
2. Schritt: Priorisieren Sie die Aufgaben
Wichtig ist, dass das Team sich regelmäßig und in kurzen Abständen – am besten täglich immer zur gleichen Uhrzeit – zusammenfindet und gemeinsam jedes Mal aufs neue plant, welche Aufgaben getan werden sollen. Neben der gemeinsamen Priorisierung sollte auch immer kurz darüber gesprochen werden, was das Team am Vortag erreicht hat und ob Hindernisse aufgetreten sind. Damit die Runde nicht ausufert, bietet sich eine Zeitlimitierung (Timebox) von 15 Minuten an. Das kann zu Beginn sehr restriktiv wirken, ist aber unbedingt einzuhalten! Was nicht besprochen wird, wird entweder anschließend von den direkt Beteiligten geklärt oder am nächsten Tag. Mit ein bisschen Übung führt dies zu einer sehr effektiven Art der Entscheidungsfindung.
Auch über Problemlösungen wird dabei nicht gesprochen, denn diese sind dann Gegenstand einer eigenständigen Besprechung der Beteiligten. Es geht darum, dass sich das Team gegenseitig darüber informiert, was ansteht und was zu tun ist. Gemeinsam wird festgelegt, was als Nächstes gemacht werden muss.
- Stehen alle aktuell wichtigen Dinge aus Sicht aller Teammitglieder an der Tafel?
- Vergeuden Sie keine Zeit mit der Beantwortung von Fragen wie “Muss ich für diese Aufgabe auch eine Karte schreiben?”. Schreiben Sie sie einfach, hängen Sie diese ans Board und testen Sie es aus, ob sie sich als hilfreich erweist.
- Fokussieren Sie sich und übernehmen Sie zuerst einmal keine Nebenaufgaben. Was eine Nebenaufgabe ist, entscheiden die Mitarbeiter. Damit reduzieren Sie auch die Anzahl parallel durchgeführter Arbeiten. Dies führt zu einer verbesserten Qualität der Ergebnisse.
- Werfen Sie gemeinsam regelmäßig einen Blick auf die Karten, die in der Spalte „Open“ warten. Dies gibt allen das sichere Gefühl, keine Aufgabe zu vergessen.
- Verschwenden Sie keine Zeit mit langen Diskussionen, ob eine Karte bzw. Aufgabe fertig ist. Hängen Sie die Karte einfach in die „Done“-Spalte am Board und schreiben Sie neue Karten mit all dem, was noch getan werden muss.
- Noch besser: Definieren, wann Karten generell für ein Team als “fertig” gelten. Behelfen Sie sich mit Akzeptanzkriterien, die für jede Karte einzeln definiert werden.
Und welcher Chef kann dazu schon nein sagen?
Isa Triesch ist Systemischer Coach und Beraterin. Sie hat Germanistik studiert und ist zertifizierter Berater für Management Drives.
Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt im Coaching von Fach- und Führungskräften sowie Beratung im Rahmen von Veränderungsprojekten der Team- und Organisationsentwicklung.