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Mit Kanban zu mehr Produktivität und kontinuierlicher Verbesserung
In der modernen, komplexen Arbeitswelt sehen sich Führungskräfte wie Mitarbeiter immer häufiger mit Anforderungen und Informationen von vielen Seiten gleichzeitig konfrontiert. Ergebnis ist ein Gefühl der Überforderung und des Overloads, das zu Blockade-Verhalten, schlechter Stimmung im Team und ineffizientem Einsatz von Ressourcen führt.
Eine einfache Lösung, um das Gefühl der Kontrolle über den – vielleicht vermeintlichen – Overload an Aufgaben zurückzugewinnen, kann das Kanban-Board sein.
Das Kanban-Board findet häufig Verwendung im agilen Projektmanagement, das sich aber genauso für Abteilungen mit einem hohen Anteil an Routine-Aufgaben eignet wie Personal oder Buchhaltung. Es leistet sehr gute Dienste, wenn es darum geht
  • den Überblick über viele, meist parallel laufende Arbeitsschritte zu behalten.
  • zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.

Kanban stammt, anders als Scrum, nicht aus dem Bereich der Produktentwicklung, sondern hat die effiziente Organisation des Tagesgeschäfts zum Ziel. Im Kern steht das Konzept von Flow. Die Kanban-Methode basiert auf völliger Transparenz der Aufgaben und Mitteilung der Kapazitäten in Echtzeit. Durch einfache Visualisierung werden Abläufe sichtbar gemacht und damit die Arbeitsplanung ungemein erleichtert. Gerade in kleinen Teams ist Kanban eine einfache wie effektvolle Möglichkeit der agilen Koordination.

Wie funktioniert das Kanban-Board?

Lassen Sie sich versichern: Es ist keine Raketenwissenschaft. Vereinfacht gesprochen, werfen Sie mit dem Kanban-Board eine permanent sichtbare To-Do-Liste für Ihr Team oder Ihre Abteilung an die Wand. Für manche Mitarbeiter – und auch Führungskräfte – oft gewöhnungsbedürftig genug.

Ein Kanban-Board kann ein Whiteboard sein oder eine freie Wand im Büro oder Flur, an die mit Post-Its die anstehenden Aufgaben gepinnt werden. Anders als digitale To-do-Listen oder Arbeitspakete in Projektmanagement-Software, ist das Kanban-Board immer für alle präsent und wird auch im Vorbeigehen wahrgenommen. Das erhöht den Fokus und stärkt die Konzentration auf die Aufgabe.

Grundstruktur: Drei einfache Spalten bringen den Überblick
Im ersten Schritt visualisiert man die eigenen Arbeitsabläufe auf dem Board. Die einfachste Variante besteht aus den drei Spalten Open – Doing – Done.
  • Open steht für den Aufgabenspeicher, hier werden alle Aufgaben gesammelt, die anfallen und bearbeitet werden sollen.
  • Doing beinhaltet alle Aufgaben, die gerade im Augenblick bearbeitet werden.
  • Done umfasst alle Aufgaben, die abgeschlossen worden sind.
Diese Struktur lässt sich beliebig anpassen, sodass die einzelnen Bearbeitungsschritte ebenfalls in eigenen Spalten dargestellt werden können. Für den Anfang empfiehlt es sich jedoch mit der einfachen Gliederung zu beginnen.
In der Spalte Doing sollten drei bis maximal fünf Aufgaben pro Mitarbeiter hängen, mehr ist in der Regel nicht leistbar. Die Limitierung bewirkt, dass man sich in der Arbeit fokussiert und Probleme aktiv angegangen werden, anstatt um sie herum zu arbeiten. Und beherrschen Sie sich als Führungskraft bloß, noch eine Schippe mehr an Aufgaben drauf zu legen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie selbst am besten einschätzen können, was für sie aktuell leistbar ist.
1. Schritt: Beschreiben Sie die Aufgaben

Für jede Aufgabe wird eine Karte erstellt, die die Aufgabe beschreibt. Die beschriebene Aufgabe sollte nach Möglichkeit innerhalb eines Tages bearbeitet werden können. Ist dies nicht möglich, empfiehlt es sich, die Aufgabe aufzudröseln und in einzelne Aufgaben zu zerlegen. Auf jeder Karte steht nur eine formulierte Aufgabe mit dem Namen des verantwortlichen Mitarbeiters.

Die Aufgabenbeschreibung sollte als Ergebnis formuliert sein. Ein konkretes Bild vor Augen zu haben, was erreicht werden soll, erleichtert die praktische Umsetzung. Je genauer das Ergebnis formuliert ist, desto klarer wird auch, was getan werden muss, um das Ergebnis zu erreichen.

2. Schritt: Priorisieren Sie die Aufgaben
Wie bereits erwähnt werden im Aufgabenspeicher OPEN alle relevanten Aufgaben gesammelt. Logischerweise beginnen Sie mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität. Welche dies ist, bestimmen Sie in Absprache mit Ihren Mitarbeitern. Was ist heute wichtig? – das ist die oberste Frage an das Team.
Die entsprechenden Aufgaben werden dann für den Tag in die Spalte DOING umgehängt. Idealerweise hat jedes Teammitglied eine eigene Unterspalte, so dass auf einen Blick sichtbar wird, wer gerade ans was arbeitet.
Bleibt man in einer Aufgabe stecken, weil z.B. Informationen oder eine Entscheidung von jemand anderem fehlen, und man kann das Hindernis nicht im Laufe des Tages beseitigen, kann man eine Spalte „Gehege“ einfügen, in der Aufgaben geparkt werden. Aufgaben in dieser Spalte haben oberste Priorität und die Hindernisse sollten als erstes ausgeräumt werden, damit die Aufgabe erledigt werden kann.
Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie weitergehängt in die Spalte DONE und erst dann wird die nächste Aufgabe in die Spalte DOING bewegt. Nicht vorher, sonst kommt es zum Aufgabenstau, der in der Regel eher lähmend als förderlich wirkt. Gleichzeitig entsteht beim haptischen Umhängen ein überaus befriedigendes Gefühl für alle, und sollte daher auch nur während der gemeinsamen Besprechungen des Boards stattfinden. In der Done-Spalte gibt es übrigens keine Unterscheidung nach Teammitgliedern. Die geleistete Arbeit ist eine Teamleistung und wird auch als solche visualisiert.
3. Schritt: Tägliche Synchronisierung mit dem Team

Wichtig ist, dass das Team sich regelmäßig und in kurzen Abständen – am besten täglich immer zur gleichen Uhrzeit – zusammenfindet und gemeinsam jedes Mal aufs neue plant, welche Aufgaben getan werden sollen. Neben der gemeinsamen Priorisierung sollte auch immer kurz darüber gesprochen werden, was das Team am Vortag erreicht hat und ob Hindernisse aufgetreten sind. Damit die Runde nicht ausufert, bietet sich eine Zeitlimitierung (Timebox) von 15 Minuten an. Das kann zu Beginn sehr restriktiv wirken, ist aber unbedingt einzuhalten! Was nicht besprochen wird, wird entweder anschließend von den direkt Beteiligten geklärt oder am nächsten Tag. Mit ein bisschen Übung führt dies zu einer sehr effektiven Art der Entscheidungsfindung.

Auch über Problemlösungen wird dabei nicht gesprochen, denn diese sind dann Gegenstand einer eigenständigen Besprechung der Beteiligten. Es geht darum, dass sich das Team gegenseitig darüber informiert, was ansteht und was zu tun ist. Gemeinsam wird festgelegt, was als Nächstes gemacht werden muss.

Kanban-Board: So wird es effizient
  • Stehen alle aktuell wichtigen Dinge aus Sicht aller Teammitglieder an der Tafel?
  • Vergeuden Sie keine Zeit mit der Beantwortung von Fragen wie “Muss ich für diese Aufgabe auch eine Karte schreiben?”. Schreiben Sie sie einfach, hängen Sie diese ans Board und testen Sie es aus, ob sie sich als hilfreich erweist.
  • Fokussieren Sie sich und übernehmen Sie zuerst einmal keine Nebenaufgaben. Was eine Nebenaufgabe ist, entscheiden die Mitarbeiter. Damit reduzieren Sie auch die Anzahl parallel durchgeführter Arbeiten. Dies führt zu einer verbesserten Qualität der Ergebnisse.
  • Werfen Sie gemeinsam regelmäßig einen Blick auf die Karten, die in der Spalte „Open“ warten. Dies gibt allen das sichere Gefühl, keine Aufgabe zu vergessen.
  • Verschwenden Sie keine Zeit mit langen Diskussionen, ob eine Karte bzw. Aufgabe fertig ist. Hängen Sie die Karte einfach in die „Done“-Spalte am Board und schreiben Sie neue Karten mit all dem, was noch getan werden muss.
  • Noch besser: Definieren, wann Karten generell für ein Team als “fertig” gelten. Behelfen Sie sich mit Akzeptanzkriterien, die für jede Karte einzeln definiert werden.
Was es bringt? 
Ein Nutzen steht klar im Vordergrund: Was eben noch als diffuses Gefühl von völligem Overload im Raum schwebte, wird mit einem Mal konkret und erkennbar. Dieser Moment der Klarheit kann bereits befreiend wirken. Fragen wie ‚Was steht an? Wie lange dauert es? Wer macht es? Wie läuft es?‘ sind mit einem Blick beantwortet. Das liegt daran, dass unser Gehirn Bildhaftes 60.000 Mal schneller verarbeiten kann als Text.
Verfolgt man das Prinzip einige Zeit, erhöht sich mit dem Kanban-Board in der Regel die Produktivität. Die Fokussierung auf die vom Team als relevant eingeschätzten Aufgaben führt zu einem zielgerichteten Ressourcen-Einsatz und damit zu mehr Effektivität.
Positiver Nebeneffekt: Durch die visuelle Darstellung werden oft weitere zeitraubende Meetings überflüssig.  Die offene und transparente Kommunikation verbessert das individuelle Verhalten der Beteiligten und fördert die Übernahme von persönlicher Verantwortung. Sie verbessern damit die Zusammenarbeit und Produktivität im Team.

Und welcher Chef kann dazu schon nein sagen?

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Isa Triesch ist Systemischer Coach und Beraterin. Sie hat Germanistik studiert und ist zertifizierter Berater für Management Drives.
Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt im Coaching von Fach- und Führungskräften sowie Beratung im Rahmen von Veränderungsprojekten der Team- und Organisationsentwicklung.

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