Die Steigerung der Produktivität von Meetings ist schon zu Nicht-Krisen-Zeiten eine der großen Managementherausforderungen. Wir klagen im 21. Jahrhundert noch über die gleichen Besprechungprobleme wie vor 30 Jahren. Die Verbesserung der Meeting-Kultur ist daher immer noch einer größten Hebel für das Heben von Potentialen zur Steigerung der Effektivität in der Organisationsentwicklung.
Und jetzt kommt in Zeiten von Corona die Erhöhung des Schwierigkeitsgrades durch Home Office und Remote Teamwork dazu.
In der Wissensgesellschaft liegt der eigentliche Motor der Weiterentwicklung in der in Meetings gelebter Kommunikation und Kooperation. Kennen Sie das Gefühl, wenn sich der Raum mit positiver Energie zwischen den Teilnehmern füllt, und Sie ohne Mühen auf den Ideen der Kolleg*innen aufbauend vorwärts kommen, Entscheidungen gefällt und Maßnahmen auf den Weg gebracht werden?
Wie können wir derartige „Flow-Momente“ in Remote-Meetings herbeiführen? Hier ein paar Tips, wie dies auch, aber nicht nur in Zeiten virtueller Meetings gelingen kann.
Basisregeln für erfolgreiche Remote Meetings
Ohne auf alle Einzelheiten der Durchführung von virtuellen Meeting eingehen zu wollen, sind diese drei Regeln die Grundlage für einen reibungsloses Einstieg:
Verwenden Sie Video: Achten Sie darauf, dass Ihnen die nonverbalen Hinweise nicht entgehen. Video-Chat bietet die reichhaltigste Form der Kommunikation, die nur dadurch übertroffen wird, dass man sich tatsächlich im selben Raum befindet.
Machen Sie es kurz: Grundsätzlich gilt auch für Kommunikation: viel hilft viel. Es ist aber besser, häufiger eine kurze Besprechung zu haben, bei der es wenig zu besprechen gibt, als zu lange ohne die Möglichkeit, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren.
Kein Multitasking: Es ist verlockend, während einer Videokonferenz in ein anderes Browserfenster zu wechseln, nicht wahr? Tun Sie es einfach nicht. Wenn Sie wirklich etwas nachschlagen möchten, das zu Ihrer Unterhaltung beiträgt, lassen Sie es den anderen Besprechungsteilnehmern wissen. Andernfalls schenken Sie ihnen Ihre volle Aufmerksamkeit und hören aktiv zu.
Niemals ohne Agenda: Was für „klassische“ Meeting mit persönlicher Anwesenheit gilt, Ein einheitliches Format der Tagesordnung stellt sicher, dass Sie niemals wesentliche Fragen überspringen. Ergänzen Sie die Kernagenda mit gelegentlichen Fragen zu Bereichen wie Wohlbefinden und Kommunikation.
Wie geht es Ihnen?
Was geht innerhalb und außerhalb der Arbeit vor sich?
Auf welche Ergebnisse sind Sie stolz?
Steht Ihnen etwas im Weg?
Was sind im Moment Ihre obersten Prioritäten? (Sind wir uns einig?)
Was kann ich tun, um Sie zu unterstützen?
Gibt es noch etwas, über das Sie heute sprechen möchten?
Führung: Mitarbeiter*innen stehen vor besonderen Herausforderungen und brauchen in der Regel etwas Zeit, um ihren Arbeitsstil im Remote Modus/Home Office zu finden. Es ist Teil der Aufgabe einer Führungskraft als eine Art Remote-Manager, diese Reise zu leiten.
Was gefällt und was missfällt Ihnen an der Arbeit von zu Hause aus?
Wie funktionieren die neuen Tools, die wir einsetzen, für Sie?
Was kann ich oder andere Personen in unserem Unternehmen tun, um Ihnen die Fernarbeit zu erleichtern?
Wie hat sich die Fernarbeit auf die Teamdynamik ausgewirkt – positiv und negativ?
Aufbau von Beziehungen
Der Aufbau einer starken Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten ist schwieriger, wenn Sie nicht im selben Büro sitzen. Ein Gespräch über arbeitsfremde Themen kann helfen, Nähe herzustellen. Folgende Fragen können dabei helfen:
Wie hat sich die Arbeit aus der Ferne auf Ihre Familienroutine ausgewirkt?
Welche Pläne haben Sie für die Zukunft?
Können Sie gute Podcasts oder Bücher empfehlen?
Was war einer Ihrer lustigsten Momente bei der Arbeit?
Haben Sie sich kürzlich coole Filme angesehen?
Wohlbefinden: Home Office kann sich auf die physische und psychische Gesundheit Ihrer Teammitglieder auswirken. Stellen Sie sich folgende Fragen, die dabei helfen, ihr Wohlbefinden hoch zu halten.
Fühlt sich die Arbeit für Sie im Moment anregend oder anstrengend an?
Welche Anpassungen können ich vornehmen, die mein Wohlbefinden verbessern würden?
Ist es Ihnen gelungen, klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu finden?
Haben Sie das Gefühl, dass Sie in der Lage sind, einen gesunden, aktiven Lebensstil beizubehalten?
Fühlen Sie sich bei der Arbeit manchmal einsam oder isoliert?
Kommunikation: Häufige, effektive Kommunikation ist eine Säule erfolgreicher Zusammenarbeit auf Distanz. Melden Sie sich auch außerhalb der vereinbarten Meetings regelmäßig bei Ihren Teammitgliedern, um sie bei der Erfüllung ihrer Kommunikationsbedürfnisse zu unterstützen.
Wie denken die Teammitglieder über den Umfang der Kommunikation in ihrem Team und unserer Organisation?
Würden sie mehr oder weniger vorziehen?
Erhalten sie genug Feedback?
Wie gut fühlen sie sich über das, was in der übrigen Organisation vor sich geht, informiert?
Haben sie das Gefühl, dass wichtige Gespräche öffentlich stattfinden?
Was kann ich an meinem Kommunikationsstil und meinen Kommunikationsgewohnheiten verbessern?
Remote Working kann produktiver sein als Büroarbeit, aber nur, wenn sie ein unterstützendes Arbeitsumfeld haben.