Schluss mit ineffizienten Meetings

Unterstützung des Teamentwicklungsprozesses

Innovationen für Ihre Besprechungen

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2018 zum Thema „Meeting-Kultur“ in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit mehr als 800 Teilnehmer sehen Führungskräfte interne Kommunikation, unter anderem Meetings, als die entscheidende Stellschraube für produktive Führung und das Instrument für Informations- und Kommunikationsprozessen an.

Andererseits erleben viele Menschen Meetings als stresserzeugende und zeitintensive Veranstaltungen, die im Grunde überflüssig sind. Der Gedanke an Meetings verursacht bei den meisten Managern und Mitarbeitern Bauchschmerzen.

Meetings sind nun mal als Teil unser Arbeits- und Unternehmenskultur unverzichtbar.

Kommunikation als Prozess

Kommunikation als Prozess der Wertschöpfung

In der Wissensgesellschaft liegt die Zukunft u.a. in Meetings gelebter Kommunikation und Kooperation.

Die Fähigkeit zu kommunizieren, sich auszutauschen, erlerntes Wissen anzuwenden und weiter zu geben, gemeinsam Beschlüsse zu fassen, gilt als der eigentliche Motor der Weiterentwicklung. Der Austausch von Informationen und Wissen ist die Voraussetzung für Erfolg.

Eine neue Besprechungskultur kann zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens werden, wenn die Konkurrenz weiterhin Zeit, Energie, Begeisterungspotential in stumpfsinnigen Sitzungen verschwendet.

Versteht man Meetings als einen Prozess, sind sie im Ergebnis eine Art betrieblicher Leistungserstellung und -verwertung. Als solche müssen sie sich durch einen Wertzuwachs (oder Wertschöpfung) auszeichnen. Entscheidend wird damit der Output. So sollen Meeting wie andere Prozesse so organisiert und strukturiert sein, dass deren Ergebnisse (Output) den Anforderungen und Erwartungen der verschiedendsten Stakeholder wie etwa Kunden, Teilnehmern etc. gerecht werden.

Prozess Meetings

Strukturierung anhand des Prozesses

Gut strukturierte Meetings stellen sicher, dass für ein erzeugtes Ergebnis nur so viel Aufwand eingesetzt wird, wie wirklich notwendig.

Phasen der Meeting

  • Orientierung: Vor der Besprechung; Vorbereitung durch Orientierungsfragen,  Vorabinformationen Besprechungsziele, Verantwortlichkeiten, Teilnehmer
  • Fokus: Zu Beginn der Besprechung; Agenda, Meetingregeln, Fokussierungsfragen
  • Integration: Während der Besprechung; Kontrolle Gesprächsverlauf, Beteiligung
  • Verpflichtung: Nach der Besprechung; Festlegung nächster Schritte, Dokumentation der Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen

Wenn wir der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings die notwendige Bedeutung zukommen lassen, können aus grauenhaft öden Veranstaltungen produktive, effiziente, effektive und anregende Treffen werden.

Wie wir vorgehen:

  • Analyse der aktuellen Meeting-Kultur durch online gestützte Interviews und Mitarbeiterbefragungen
  • Definition der Veränderungs-,  Nicht-. Bewährungsstrafe- und Vermeidungsziele
  • Definition der Messgrößen für die Zielerreichung
  • Erarbeitung der zur Unternehmenskultur passenden „Meeting-Hacks“ und „Meeting-Nudgets“